パソコンを使って作ったデータは、自分で管理するよりも、どこかに預けてしまったほうがいい。パソコンにはそのコピーを置いておくことにすれば、故障に備えたバックアップなどの手間もかからない。そして、いつでもどこでも参照できる。
ローカルデータを減らす
目の前にあるパソコンに置かれたデータをローカルデータという。そのローカルデータをできるだけ減らし、限りなくゼロに近づければ「そこでしかできないこと」も減る。
ローカルデータを別のパソコンで編集したい場合、何らかの方法でデータを運ばなければならない。もし、オフィスにパソコンを置いたままで作業するためには、パソコンを使うために自分がオフィスに出勤する必要がある。
たとえばオフィスのパソコンでの作業の続きを、在宅勤務でやろうとする場合、
- オフィスで使っているパソコンをそのまま自宅に持ち帰る
- データをUSBメモリなどにコピーして持ち帰り、自宅のパソコンで作業する
- オフィスのパソコンをネットワーク越しに参照しデータを直接編集する
といった方法が考えられる。
でも、データをどこかに預けておき、インターネットなどを介して参照できれば、こうしたリスキーな方法をとらなくてもよくなる。パソコンそのものやUSBメモリを持ち運んだ結果、データごと紛失するリスクもなければ、盗難に遭うこともない。パソコンの故障などの場合も、ローカルデータとして保管した大事なデータが失われることはない。
大量の現金をオフィスの金庫に保管しておくのは不安だが、銀行に預けておけば安心だ。必要なときにはいつでもATMなどで引き出せる。それと同じことだ。
クラウドにあるディスクにデータを預ける
インターネットなどを介して離れたところにあるサービスにデータを預け、いつでもどこでもそのデータを参照できるようにするサービスは各社が提供している。現状では、ウィンドウズやOfficeアプリでお馴染みのマイクロソフト、検索でお世話になっているGoogleのどちらかに預けるのが現実的だしカンタンだ。双方ともにインターネットを介して接続するクラウドストレージサービスだ。いつでもどこでも出し入れ自由なデジタル版のファイルキャビネットで、どちらのサービスも、思い立ったらすぐに利用を始めることができる。
多くのデータをWordやExcel、PowerPointといったOfficeアプリで作成/編集しているのなら、マイクロソフトのOneDriveを使うのが手っ取り早い。パソコンの基本ソフトであるウィンドウズやOfficeの各アプリとも統合されているので使い勝手もいい。