会議やミーティングは予定として未来の時間枠を確保する。かかってきた電話などでこなした突発的な打ち合わせなどは、あたかも最初からその予定だったような体で記録しておく。そのときのメモをどこに書き留めるかは永遠のテーマだ。
結果はメモに残す
ずっと以前からそうしてきたが、なんらかのプロジェクトとりかかるときには専用のフォルダを作る。そして、そのフォルダに関連資料等や成果物などをすべて置くようにする。その仕事についての打ち合わせやミーティングが継続的に行われることが多いので、フォルダ内には logs というファイルを作り、そこに時系列で会議で決まったことなどを書き留めていく。
その他の単発的な活動についてのメモは、予定表に書き込んだ個々の予定の詳細として残す。予定管理のために使っているアプリはOutlookだ。ほとんどすべての予定はメールのやりとりで決まるので、メールと連動して予定を作れる環境は手放せない。
たとえば「○月×日の○時～、○×ホテルで××社の新製品発表会」という予定があって、予定通り、そのイベントに出席したとする。イベントそのものの情報は、招待されたメールの文言というより、メールそのものを丸ごと予定表にコピーしてあるので、会場に到着してイベントが始まったら、その予定を開き、そこで起こったこと、聞いたことを追加でメモにして残すわけだ。
たった1行でもメモは大事
以前は、こうしたイベントのメモを残すフォルダをひとつ作って、その中に、イベントごとにファイルを作ってメモを残してきた。Microsoftのメモアプリ、OneNoteを使っていた時期も長かった。だが、今は予定に直接メモを書き込むようにしている。
単発の予定については予定表、規模の大きなプロジェクトのように継続的な仕事については専用フォルダの logs ファイルという二刀流だ。プロジェクトでは、継続中に何度もミーティングや会議が行われ、それらも予定表に書き込んでこなしていくが、会議ごとのメモを開催ごとに別々に残すと、関連した情報を追いにくくなる。予定を検索して順に見ていけばすむ話なのだが、やっぱり平面的に時系列で記録されていたほうが過去のメモをたどりやすい。これは好みの問題もあるかもしれない。
どんな方法であれ、メモを残すことは重要だ。仮に15分のミーティングで残したメモがたった1行しかなかったとしても、後日、大事なメモになるかもしれない。1行のためにファイルを作るのは億劫だから、予定表の詳細やベタファイルの中に書き込んでいくわけだ。
留意してほしいのは、クラウドサービスと直結していると同時に、オフラインでも使えること。そしてコンピューターがオフラインからオンラインの状態になったときに、オフライン時の作業結果を自動的にクラウド側に反映してくれるかどうかだ。
クラウドは必須だが、オフラインでも使えるようにしておかないと困ることもある。携帯電波が圏外でメモができないというのでは話にならない。飛行機の中でさえWiｰFiが使える現代だが、いつでもどこでもそうとは限らない。最悪の場合、圏外のスマホでもメモを残せるようにしておくべきだ。
放り込んでおけばあとで検索して役立てられるというコンピューターの特性を最大限に享受したい。そして、情報が存在するのは入力に使ったコンピューターだけ、という時間をできる限り短くすることが重要だ。