多くの予定はメールでやってくる。だからメールアプリと予定表アプリを切り離して考えてはならない。うまく連携させることを考えよう。
Outlookですべてを管理
「できるOutlook」を書いているからというわけではなく、ずっとメールと予定表にOutlookを使っている。もうあらゆるものをここに集約しているので、人生そのものといってもいい。このアプリ、昔は、Windows標準のメールアプリである「Outlook Express」と混同されることが多く、まったく違うものなのに似たような名前をつけたMicrosoftを恨んだりもした。
正確には、予定表の前身はMicrosoft Schedule+というアプリだったし、メールアプリはWindows 95時代のExchangeクライアントだった。その当時から使っているのですでに四半世紀以上の愛用だ。それらが統合されるようなかたちでMicrosoft Office Outlookとなったのが現在のOutlookだ。
パソコンで予定を管理するようになる前は、能率手帳を使っていた。なぜ能率手帳かというと月曜から始まる週単位の予定表は、そのくらいしか主立ったものを見かけることがなかったからだ。
当然、今、Outlookを使うときにも週の始まりは月曜日に設定してある。週末は土日がセットで予定が入ることも多いので、そのほうが一覧性が高いのだ。おかげで日曜始まりのカレンダーなどをもらっても、まず、使うことはない。予約サイトなどでカレンダーから日付を選ぶときに間違ってしまってヒヤッとさせられることは少なくないが、なんとか大きな事故もなく現在にいたっている。
メールを予定に変換
今でこそ、コミュニケーションの手段が増えてしまっているが、以前は、ビジネスコミュニケーションといえばメールだった。それは今も大きくは変わらず、たいていの案内や招待はメールで届く。小さなミーティングなどでも、何通かのメールのやりとりで日時や場所が最終的に決まる。その最終確定メールをコピーして予定表に貼り付ける。
ホテルや交通機関の予約も同様だ。ほとんどの場合は確認のメールが届く。そのメールをそのまま予定表に貼り付ける。
メールをCtrl+Cでコピーし、予定の日時部分を選択した上でCtrl+Vで貼り付ける。あるいはメールを予定表にドラッグしてもいい。これでメールの件名が予定のタイトルとなって、メールの本文を詳細とした新しい予定が作成されるので、わかりやすいように件名を整え、詳細欄から場所をコピーして貼り付けておく。
こうしておけば、企業を訪問したときにスマホで予定を開き、受付で相手の部署などをすぐに伝えることができるし、道に迷ったりしても、待ち合わせ場所の住所などからすぐに地図検索ができたりと、約束が成立したメール本文を全部コピーしておくという、紙の手帳では考えられない予定管理が可能になる。
今、コミュニケーション手段が増えるにしたがい、メール以外で成立する予定も増えつつある。さすがにTeamsなどは、同じMicrosoftの製品なのでOutlookとの連携はそれなりにできているが、Messengerなどのチャットコミュニケーションで決まったような予定は手動で入れるしかない。今後の課題はそれをどうやって管理するかだ。