文書を作り始めて完成に至るまでには、多くの人の手がかかる。誤字や脱字を見つけたりはもちろん、構成の検討を指摘されるようなこともある。それらはコメント機能などでコミュニケーションしながら文書ができあがっていく。
作成過程は第三者には関係ない
文書が完成に至るまでのプロセスは、文書の作成に関わっている関係者にとってはとても重要なものだが、完成した文書を読む側にとっては関係ない。結果がすべてだといってもいい。
ところが、ワープロアプリは、コラボレーションによる文書の作成を支援するために、さまざまな機能を用意している。そして、最終的に文書が完成しても、それらの情報は文書内に残っている。
その文書ファイルを、そのままメールで第三者に送ったり、ウェブで公開したりすると、思わぬところから、組織内のことが外部に伝わってしまったりして、最悪の場合はセキュリティ問題に発展する可能性もある。
余分な情報を削除する
文書ができあがったと判断したら、その文書を公開する前に検査してみることをおすすめする。たとえばWordの場合、ファイルメニューに「情報」という項目が用意され、その中に「文書の検査」というボタンがある。その中の「ドキュメントの検査」を実行することで文書に隠しプロパティや個人情報が含まれていないかどうかをチェックできる。コメントや変更履歴、作成者情報などがある場合、それを指摘してくれるので、必要に応じてすべて削除することができるようになっている。
こうした機能をうまく使い、文書が完成に至るまでのプロセスを抹消してしまうようにしておこう。ただし、検査はコピーしたファイルに対して行い、本当のオリジナルはそのまま残しておくこと。組織内では過程も重要な情報だからだ。
